Buchhaltungsbegriffe

Wenn du etwas Teures für dein Unternehmen kaufst, das du mehrere Jahre nutzt (wie einen Computer oder ein Auto), kannst du die Kosten nicht auf einmal absetzen. Stattdessen verteilst du die Kosten über die Jahre der Nutzung. Jedes Jahr wird ein Teil davon als Ausgabe verbucht. Das nennt man AfA oder Abschreibung.

Das ist eine Liste aller langlebigen und teureren Gegenstände, die deinem Unternehmen gehören. Für jeden Gegenstand wird festgehalten, wann er gekauft wurde und wie viel er gekostet hat. Diese Liste ist die Grundlage für die Berechnung der Abschreibung für Abnutzung (AfA).

Eine starke Vereinfachung für deine Buchhaltung. Anstatt jeden einzelnen Beleg für kleinere Betriebsausgaben zu sammeln, kannst du einen festen Prozentsatz deines Umsatzes als Ausgaben ansetzen. Das spart viel Zeit und Aufwand bei der Belegsammlung. Bestimmte große Ausgabenblöcke kannst du trotzdem zusätzlich abziehen.

Ein Beleg ist jeder Nachweis für eine geschäftliche Einnahme oder Ausgabe, zum Beispiel eine Rechnung oder eine Quittung. Die wichtigste Regel in der Buchhaltung lautet: „Keine Buchung ohne Beleg". Du musst alle Belege sammeln und für mehrere Jahre aufbewahren.

Das sind alle Ausgaben, die direkt mit deiner selbstständigen Tätigkeit zu tun haben. Also alles, was du für dein Unternehmen ausgibst, von Büromaterial über Miete bis hin zu Werbekosten. Diese Ausgaben senken deinen Gewinn und damit auch deine Steuerlast.

Dies ist die umfassendere und kompliziertere Methode der Buchhaltung, die vor allem für größere Unternehmen oder bestimmte Rechtsformen (wie eine GmbH) verpflichtend ist. Jeder Geschäftsvorfall wird dabei auf zwei Konten gebucht. Für die meisten Ein-Personen-Unternehmen ist sie nicht relevant.

Das passiert, wenn du Dinge aus deinem Unternehmen für dich privat nutzt. Ein klassisches Beispiel ist, wenn du den Firmenlaptop auch für private Zwecke verwendest. Dieser private Anteil muss steuerlich berücksichtigt werden, weil er ja keine Betriebsausgabe ist.

Die einfachste Art, den Gewinn zu ermitteln und der Standard für die meisten EPU. Du stellst einfach alle Einnahmen, die du in einem Jahr tatsächlich erhalten hast, allen Ausgaben gegenüber, die du tatsächlich bezahlt hast. Der Zeitpunkt der Rechnungsstellung ist dabei egal – es zählt nur, wann das Geld fließt.

Das ist die Steuer, die du als Privatperson auf deinen Gewinn zahlen musst. Je höher dein Gewinn, desto höher ist auch der Steuersatz. Du zahlst während des Jahres Vorauszahlungen an das Finanzamt. Mit der jährlichen Steuererklärung wird dann die genaue Steuerschuld berechnet.

Das ist das Online-Portal des österreichischen Finanzamts. Hier erledigst du praktisch deine gesamte Kommunikation mit der Behörde: Du reichst deine Steuererklärungen (Einkommensteuer, Umsatzsteuer) ein, machst deine Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) und kannst deine Steuerdokumente einsehen. Für Selbstständige ist ein Zugang zu FinanzOnline unerlässlich.

Das sind Anschaffungen für dein Unternehmen, die unter einer bestimmten Kostengrenze liegen. Der große Vorteil ist, dass du diese Dinge sofort und vollständig im Jahr des Kaufs als Betriebsausgabe absetzen kannst. Sie müssen nicht über mehrere Jahre abgeschrieben werden.

Ein Steuerbonus für Selbstständige. Ein Teil deines Gewinns bleibt dadurch steuerfrei. Es gibt einen Grundbetrag, den du immer bekommst. Einen zusätzlichen Freibetrag kannst du erhalten, wenn du in dein Unternehmen investierst, zum Beispiel in neue Geräte oder Maschinen.

Eine Sonderregelung für Unternehmer mit geringen Umsätzen. Wenn du diese Regelung nutzt, musst du auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Das macht deine Angebote für Privatkunden günstiger. Der Nachteil ist, dass du dir im Gegenzug auch die Vorsteuer von deinen eigenen Einkäufen nicht zurückholen kannst.

In Österreich musst du eine elektronische Registrierkasse verwenden, wenn dein Jahresumsatz und deine Barumsätze (dazu zählen auch Bankomat- und Kreditkartenzahlungen) bestimmte Grenzen überschreiten. Das dient der lückenlosen Aufzeichnung aller Bareinnahmen.

Als selbstständige Person bist du verpflichtet, Beiträge für deine Kranken-, Pensions- und Unfallversicherung zu zahlen. Diese Beiträge werden von der SVS eingehoben und richten sich nach der Höhe deines Gewinns. In den ersten Jahren zahlst du oft nur Mindestbeiträge, später wird auf Basis des tatsächlichen Gewinns abgerechnet, was zu Nachzahlungen führen kann.

Diese Steuer wird auf fast alle Produkte und Dienstleistungen aufgeschlagen. Als Unternehmer hebst du diese Steuer von deinen Kunden ein und leitest sie an das Finanzamt weiter. Die Umsatzsteuer, die du einnimmst, gehört also nicht dir, sondern ist nur ein Durchlaufposten.

Dies ist eine regelmäßige Meldung an das Finanzamt (meist monatlich oder vierteljährlich). Darin rechnest du die Umsatzsteuer, die du von Kunden erhalten hast, gegen die Vorsteuer, die du selbst bezahlt hast. Die Differenz zahlst du an das Finanzamt oder bekommst sie erstattet.

Das ist deine persönliche Steuernummer für den Bereich der Umsatzsteuer. Du brauchst sie vor allem, wenn du Geschäfte mit anderen Unternehmen machst, insbesondere im EU-Ausland. Auch auf Rechnungen über einem bestimmten Betrag muss sie angegeben werden. Kleinunternehmer bekommen sie nur auf Antrag.

Wenn du als Unternehmer selbst etwas für dein Geschäft einkaufst, zahlst du ebenfalls Umsatzsteuer. Diese gezahlte Steuer nennt man Vorsteuer. Du kannst diese Vorsteuer von der Umsatzsteuer abziehen, die du deinen Kunden verrechnet hast. Voraussetzung dafür ist eine korrekte Rechnung.

Ein Aufzeichnungsbuch, das du führen musst, wenn du als gewerblicher Unternehmer Waren einkaufst, um sie weiterzuverkaufen (egal ob unverändert oder nach Bearbeitung). Darin wird jeder Wareneinkauf genau dokumentiert. Reine Dienstleister benötigen dies in der Regel nicht.

Das ist das Herzstück der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Es bedeutet ganz einfach: Eine Einnahme zählt erst dann, wenn das Geld tatsächlich auf deinem Konto oder in deiner Kassa ist (Zufluss). Eine Ausgabe zählt erst, wenn du sie tatsächlich bezahlt hast (Abfluss). Wann du die Rechnung schreibst oder bekommst, ist für die Gewinnermittlung egal.