Die perfekte Rechnung: Alle Pflichtangaben in Österreich (2025)
Eine korrekte Rechnung ist die Visitenkarte deines Unternehmens. Sie sichert dir pünktliches Geld und ermöglicht deinem Kunden den Vorsteuerabzug.
Fehlerhafte Rechnungen können Geschäftsbeziehungen belasten und rechtliche Folgen haben. Dieser Leitfaden zeigt dir alles, was du zur Rechnungslegung in Österreich wissen musst: von der normalen Rechnung über die Kleinbetragsrechnung bis zu den speziellen Regeln für Kleinunternehmer. Inklusive Muster und Checklisten für garantiert korrekte Rechnungen.
Warum eine korrekte Rechnung so wichtig ist
Eine Rechnung ist mehr als eine Zahlungsaufforderung. Für dich ist sie der Beleg für deine Buchhaltung und die rechtliche Grundlage für deine Forderung. Für deinen Kunden ist sie entscheidend für den Vorsteuerabzug – ein Recht, das er nur mit einer formal richtigen Rechnung geltend machen kann.
Eine fehlerfreie Rechnung signalisiert Professionalität und Zuverlässigkeit. Eine mangelhafte Rechnung hingegen verursacht beim Empfänger Mehraufwand und kann das Vertrauen in dein Unternehmen schwächen. Sieh die perfekte Rechnung daher als wichtigen Teil deines Kundenservice.
Die Standardrechnung: Alle 11 Pflichtangaben für Beträge über 400 €
Übersteigt der Gesamtbetrag deiner Rechnung 400 € (inklusive Umsatzsteuer), musst du eine Standardrechnung mit allen gesetzlichen Pflichtangaben laut Umsatzsteuergesetz (§11UStG) ausstellen.
Die 11 Pflichtangaben im Detail:
Die Erleichterung: Die Kleinbetragsrechnung bis 400 €
Für Rechnungen, deren Gesamtbetrag 400 € inklusive Umsatzsteuer nicht übersteigt, gibt es eine wesentliche Vereinfachung. Eine Kleinbetragsrechnung benötigt nur sechs Angaben:
Kleinbetragsrechnung - nur 6 Angaben nötig:
Du kannst also den Namen des Kunden, die fortlaufende Rechnungsnummer, deine UID-Nummer und die getrennte Auflistung von Netto- und Steuerbetrag weglassen.
Der Leitfaden für Kleinunternehmer: Rechnungen ohne Umsatzsteuer
Als Kleinunternehmer bist du von der Umsatzsteuer befreit, was deine Buchhaltung vereinfacht.
Wer ist Kleinunternehmer?
Du giltst als Kleinunternehmer, wenn dein Jahresumsatz die Grenze von 55.000 € nicht überschreitet. Dabei handelt es sich um eine Brutto-Grenze, was die Berechnung vereinfacht. Du verrechnest keine Umsatzsteuer und kannst im Gegenzug keine Vorsteuer abziehen.
Was muss auf eine Kleinunternehmer-Rechnung?
Die Rechnung eines Kleinunternehmers enthält dieselben Angaben wie eine Standardrechnung, aber mit zwei wichtigen Ausnahmen:
Praxiserprobte Formulierungen für den Hinweis:
Die große Vereinfachung ab 2025 für Kleinunternehmer
Ab dem 1. Jänner 2025 gilt: Solange dein Jahresumsatz unter der Kleinunternehmergrenze von 55.000 € liegt, darfst du jede Rechnung, unabhängig vom Betrag, nach den vereinfachten Regeln einer Kleinbetragsrechnung ausstellen.
Das bedeutet, selbst bei einer Rechnung über 5.000 € genügen die sechs einfachen Angaben (deine Daten, Leistungsbeschreibung, Datum, Gesamtbetrag, Ausstellungsdatum und der Hinweis auf die Steuerbefreiung). Du musst weder die Kundendaten noch eine fortlaufende Rechnungsnummer angeben.
Wichtige Details im Fokus: Häufige Fragen
Hier findest du Antworten auf die häufigsten Fragen aus der Praxis.
Was bedeutet "fortlaufende Rechnungsnummer"?
Die Nummer muss nicht lückenlos sein (1, 2, 3,...). Sie muss lediglich einmalig vergeben werden und einer nachvollziehbaren Systematik folgen. Du kannst auch verschiedene Nummernkreise für unterschiedliche Bereiche oder Kunden verwenden.
Beispiele für korrekte Systeme:
UID-Nummer als Kleinunternehmer?
Für Geschäfte in Österreich:
Wenn du nur Kunden in Österreich hast, benötigst du keine UID-Nummer und solltest sie auch nicht auf der Rechnung anführen.
Für Geschäfte im EU-Ausland:
Eine UID-Nummer wird zur Pflicht, wenn du Dienstleistungen aus der EU beziehst (z.B. Google-Werbung) oder Waren im Wert von mehr als 11.000 € pro Jahr aus der EU einkaufst. Den Antrag stellst du mit dem Formular U15 beim Finanzamt.
Was ändert sich bei Rechnungen über 10.000 €?
Bei Rechnungen über 10.000 € (inkl. USt) musst du zusätzlich die UID-Nummer deines Kunden angeben, sofern dieser Unternehmer ist.
Was gilt für im Firmenbuch eingetragene Unternehmen?
Wenn dein Unternehmen im Firmenbuch eingetragen ist (z.B. e.U., GmbH), musst du zusätzlich Firma, Rechtsform, Sitz, Firmenbuchnummer und Firmenbuchgericht auf der Rechnung angeben.
Werkzeuge für die perfekte Rechnung: Checkliste & Vorlage
Rechnungsangaben im Überblick: Deine Checkliste
| Pflichtangabe | Standard (> 400 €) | Kleinbetrag (≤ 400 €) | Kleinunternehmer (ab 2025) |
|---|---|---|---|
| 1. Dein Name & deine Anschrift | ✓ | ✓ | ✓ |
| 2. Name & Anschrift des Kunden | ✓ | - | - |
| 3. Leistungsbeschreibung | ✓ | ✓ | ✓ |
| 4. Leistungsdatum/-zeitraum | ✓ | ✓ | ✓ |
| 5. Netto-Betrag | ✓ | - | ✓ (als Gesamtbetrag) |
| 6. USt-Satz | ✓ | ✓ | Nein! |
| 7. USt-Betrag | ✓ | - | Nein! |
| 8. Brutto-Betrag (Gesamtsumme) | ✓ | ✓ (als einzige Summe) | ✓ |
| 9. Ausstellungsdatum | ✓ | ✓ | ✓ |
| 10. Fortlaufende Rechnungsnummer | ✓ | - | - |
| 11. Deine UID-Nummer | ✓ (wenn USt-pflichtig) | - | (nur wenn vorhanden/nötig) |
| 12. UID-Nummer des Kunden | ✓ (nur bei > 10.000 €) | - | (nur bei > 10.000 €) |
| 13. Hinweis auf Steuerbefreiung | ✓ (wenn eingetragen) | ✓ (wenn eingetragen) | ✓ (wenn eingetragen) |
Download: Kostenlose Rechnungsvorlage
Diese Vorlage der WKO ist ideal für Kleinunternehmer und enthält bereits den korrekten Hinweis auf die Steuerbefreiung.
Fazit: Sicher abrechnen, schneller bezahlt werden
Eine korrekte Rechnungslegung ist ein erlernbares Handwerk. Wenn du die gesetzlichen Pflichtangaben beachtest, schützt du dich vor rechtlichen Problemen, erleichterst deinen Kunden die Buchhaltung und sorgst für schnellere Zahlungen.
Die wichtigsten Punkte zusammengefasst:
Nutz diesen Leitfaden und die Vorlage. Eine perfekte Rechnung zeigt, dass du dein Geschäft im Griff hast – die beste Grundlage für Vertrauen und Erfolg.