Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung in Österreich: Ganz einfach erklärt!
Wenn du dich in Österreich selbstständig machst, klingt das Wort „Buchhaltung" oft kompliziert und einschüchternd. Aber keine Sorge! Für die meisten Gründer, Freiberufler und Kleinunternehmer gibt es eine sehr einfache Methode, um die Finanzen im Griff zu behalten: die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (kurz: E/A-Rechnung).
Inhaltsverzeichnis
Dieser Artikel erklärt dir ohne Fachchinesisch, wie dieses System funktioniert, was du im Alltag tun musst und wie du am Jahresende ganz einfach deinen Gewinn für das Finanzamt berechnest.
1. Was ist die E/A-Rechnung? Die simple Grundidee
Im Kern ist die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung simple Mathematik. Die Formel lautet:
Dieser Gewinn ist die Zahl, auf die du deine Steuern und Sozialversicherungsbeiträge zahlen.
Du musst keine komplizierte doppelte Buchführung machen, keine Bilanzen erstellen und dich nicht mit „Soll an Haben" herumschlagen.
Die goldene Regel: Es zählt, wann das Geld fließt!
Das Wichtigste, was du verstehen musst, ist das Zufluss-Abfluss-Prinzip. Das bedeutet:
- • Einnahmen zählen erst dann, wenn das Geld tatsächlich auf deinem Konto landet oder du es bar erhältst.
- • Ausgaben zählen erst dann, wenn das Geld tatsächlich von deinem Konto abgeht oder du es bar bezahlst.
Ein einfaches Beispiel:
Du schreibst eine Rechnung im Dezember 2024, aber dein Kunde bezahlt erst im Januar 2025. Dann gehört diese Einnahme komplett in das Jahr 2025 – denn erst dann ist das Geld geflossen. Das Rechnungsdatum ist egal.
2. Wer darf diese einfache Methode nutzen?
Die E/A-Rechnung ist vor allem für kleinere Unternehmen gedacht. Du darfst sie nutzen, wenn du zu einer dieser Gruppen gehörst:
✅ Freiberufler
Als Arzt, Anwältin, Künstler, Schriftsteller oder in einem ähnlichen freien Beruf darfst du die E/A-Rechnung immer nutzen, egal wie viel du verdienst.
✅ Gewerbetreibende (Einzelunternehmer)
Du kannst die E/A-Rechnung nutzen, solange dein Jahresumsatz unter bestimmten Grenzen bleibt. Die wichtigste Marke ist € 700.000. Erst wenn du zwei Jahre hintereinander mehr Umsatz machst, musst du zur komplizierteren doppelten Buchführung wechseln.
❌ Wer muss es komplizierter machen?
Kapitalgesellschaften wie eine GmbH oder AG müssen immer die doppelte Buchführung anwenden.
3. Deine 3 Hauptaufgaben während des Jahres
Auch die einfachste Methode braucht Ordnung. Konzentriere dich auf diese drei Aufgaben, dann bist du auf der sicheren Seite.
Aufgabe 1: Jeden Beleg sammeln!
Das ist die oberste Regel: Keine Ausgabe ohne Beleg! Das Finanzamt erkennt eine Ausgabe nur an, wenn du eine Rechnung, eine Quittung oder einen Kassabon dafür hast.
Tipp: Richte dir von Anfang an ein System ein. Ob du die Belege digital in einem Ordner auf dem Computer oder klassisch in einem Aktenordner sammelst, ist egal. Hauptsache, du findest alles wieder. Alle Belege musst du sieben Jahre lang aufbewahren.
Aufgabe 2: Eine Liste über Einnahmen und Ausgaben führen
Führe eine laufende Liste all deiner geschäftlichen Geldbewegungen. Das nennt man Einnahmen-Ausgaben-Journal.
Was muss rein?
Datum des Geldflusses, ein kurzer Text (z.B. "Büromaterial gekauft" oder "Honorar Kunde X"), der Betrag und ein Hinweis auf den Beleg.
Womit?
Nutze eine einfache Buchhaltungssoftware. Verwende auf keinen Fall Excel! Eine Excel-Tabelle kann man leicht verändern, weshalb sie vom Finanzamt nicht als offizielle Aufzeichnung anerkannt wird.
Profi-Tipp: Eröffne ein eigenes Geschäftskonto. So trennst du sauber zwischen privaten und geschäftlichen Finanzen. Das macht alles viel übersichtlicher und das Finanzamt darf nicht einfach so auf dein Privatkonto schauen.
Aufgabe 3: Eine extra Liste für teure Anschaffungen
Wenn du etwas Teures kaufst, das du länger als ein Jahr nutzt (z.B. einen Laptop, eine Maschine oder ein Firmenauto), darfst du die Kosten nicht auf einmal als Ausgabe absetzen. Stattdessen musst du die Kosten auf mehrere Jahre verteilen. Das nennt man Abschreibung (AfA).
Dafür führst du eine eigene Liste, das Anlagenverzeichnis. Dort trägst du jede größere Anschaffung mit Kaufdatum, Preis und geplanter Nutzungsdauer ein.
Vereinfachung: Dinge, die weniger als € 1.000 (netto) kosten, gelten als "geringwertige Wirtschaftsgüter" (GWG). Diese darfst du sofort im selben Jahr komplett als Ausgabe absetzen und musst sie nicht über Jahre abschreiben.
4. Wichtig: Deine UVA-Pflichten während des Jahres
Neben der E/A-Rechnung gibt es noch eine wichtige Aufgabe, die du während des Jahres nicht vergessen darfst: die Umsatzsteuervoranmeldung (UVA). Das ist eine separate Meldung an das Finanzamt, bei der du deine Umsatzsteuer mit der Vorsteuer verrechnest.
Achtung: Das gilt nicht für Kleinunternehmer!
Wenn du die Kleinunternehmerregelung nutzt (siehe Abschnitt 5), bist du von der UVA befreit. Für alle anderen ist sie aber Pflicht!
Wann musst du eine UVA abgeben?
📅 Monatlich (bis zum 15. des übernächsten Monats)
Wer: Unternehmen mit einem Jahresumsatz über € 100.000 im Vorjahr
Beispiel: Für Mai 2025 ist die UVA bis 15. Juli 2025 fällig
Du kannst auch freiwillig monatlich melden, wenn du das möchtest – das bindet dich dann für ein ganzes Jahr.
📅 Quartalsweise (15. Mai, 15. August, 15. November, 15. Februar)
Wer: Unternehmen mit einem Jahresumsatz zwischen € 55.000 und € 100.000 im Vorjahr
Beispiel: Für das 3. Quartal (Juli-September) ist die UVA bis 15. November fällig
📅 Nur bei Bedarf
Wer: Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter € 55.000
Du musst nur dann eine UVA abgeben, wenn das Finanzamt es verlangt oder wenn du Vorsteuer zurückbekommen möchtest.
Wie funktioniert die UVA?
Das Grundprinzip:
1. Umsatzsteuer berechnen: 20% von deinen steuerpflichtigen Einnahmen
2. Vorsteuer sammeln: 20% von deinen geschäftlichen Ausgaben (die auf den Belegen stehen)
3. Verrechnen: Umsatzsteuer minus Vorsteuer = Zahllast oder Guthaben
💸 Zahllast (du musst zahlen)
Wenn deine Umsatzsteuer höher ist als deine Vorsteuer, musst du die Differenz bis zum Fälligkeitstermin an das Finanzamt überweisen.
💰 Guthaben (du bekommst Geld zurück)
Wenn deine Vorsteuer höher ist als deine Umsatzsteuer, überweist dir das Finanzamt die Differenz auf dein Konto.
Praktische Tipps für die UVA
📱 Abgabe nur elektronisch
Die UVA musst du über FinanzOnline einreichen. Papierformulare gibt es nur in Ausnahmefällen (z.B. wenn du keinen Internetzugang hast).
⚠️ Verspätung kostet Geld
Verspätete Abgabe: Bis zu 10% Verspätungszuschlag (mindestens aber € 50)
Verspätete Zahlung: 2% Säumniszuschlag (bei qualifizierter Verspätung bis zu 4%)
💡 Profi-Tipp: Rücklagen bilden
Lege von jeder Einnahme etwa 20% auf ein separates "Steuerkonto". So hast du immer genug Geld für die UVA-Zahlungen und erlebst keine bösen Überraschungen.
Zusammenhang mit der E/A-Rechnung
Die UVA läuft parallel zu deiner E/A-Rechnung. Während die E/A-Rechnung deinen Gewinn ermittelt (für Einkommensteuer und Sozialversicherung), regelt die UVA nur die Umsatzsteuer. Beide nutzen aber dieselben Belege und Aufzeichnungen!
5. Jahresende: So berechnest du deinen Gewinn
Am Ende des Jahres führst du alles zusammen. Das geht in wenigen Schritten:
1. Einnahmen zusammenzählen
Addiere alle Betriebseinnahmen aus deinem Journal für das ganze Jahr.
2. Ausgaben zusammenzählen
Addiere alle laufenden Betriebsausgaben aus deinem Journal.
3. Abschreibung dazurechnen
Nimm den Jahresbetrag der Abschreibung für deine teuren Anschaffungen aus dem Anlagenverzeichnis und zähle ihn zu deinen Ausgaben.
4. Gewinn ausrechnen
Ziehe die gesamten Ausgaben (Punkt 2 + 3) von den Einnahmen (Punkt 1) ab. Das Ergebnis ist dein vorläufiger Gewinn.
5. Steuer-Bonus nutzen
Vom errechneten Gewinn darfst du in der Regel noch den Gewinnfreibetrag abziehen. Das sind meist 15 % deines Gewinns (bis zu einem Gewinn von € 33.000), die du steuerfrei stellen kannst – ein Geschenk vom Staat, das du unbedingt nutzen solltest!
6. Ans Finanzamt melden
Der endgültige Gewinn wird in der Einkommensteuererklärung (Formular E 1a) über FinanzOnline an das Finanzamt gemeldet.
6. Noch einfacher geht's auch: Zwei Tipps für Minimalisten
Tipp 1: Die Kleinunternehmerregelung
Wenn dein Jahresumsatz unter € 55.000 liegt, kannst du dich von der Umsatzsteuer befreien lassen. Das bedeutet:
- • Du schreibst Rechnungen ohne Umsatzsteuer.
- • Du musst keine Umsatzsteuervoranmeldungen machen.
- • Im Gegenzug kannst du aber auch keine Vorsteuer von deinen Einkäufen zurückholen.
Das spart enorm viel Verwaltungsaufwand.
Tipp 2: Die Ausgaben-Pauschale (Pauschalierung)
Wenn dir das Sammeln aller Belege zu aufwendig ist, gibt es eine noch größere Vereinfachung: die Pauschalierung. Hierbei setzt du anstelle deiner echten Ausgaben einen gesetzlich festgelegten Prozentsatz deines Umsatzes als pauschale Ausgabe an. Deine Einnahmen musst du aber weiterhin lückenlos aufzeichnen.
Es gibt zwei gängige Modelle:
Basispauschalierung
Du kannst pauschal 12 % deiner Einnahmen als Ausgaben ansetzen (für manche Berufe wie Künstler oder Autoren sind es 6 %). Der große Vorteil: Zusätzlich zu dieser Pauschale darfst du deine bezahlten Sozialversicherungsbeiträge (SVS) und den Wareneinkauf extra absetzen.
Diese Option ist bis zu einem Umsatz von € 220.000 möglich.
Kleinunternehmerpauschalierung
Diese ist speziell für Dienstleister (20 % Pauschale) oder Handelsbetriebe (45 % Pauschale) gedacht. Hier darfst du zusätzlich zur Pauschale nur noch die bezahlten Sozialversicherungsbeiträge absetzen.
Alle anderen Kosten wie Miete oder Werbung sind mit der Pauschale abgegolten.
Wann lohnt sich das?
Ganz einfach: Wenn deine tatsächlichen Ausgaben (ohne SVS) geringer sind als der Pauschalbetrag, den du ansetzen darfst. Es ist eine strategische Wahl, die dir viel Verwaltungsarbeit sparen kann.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Brauche ich unbedingt einen Steuerberater?
Für den Anfang und bei einfachen Geschäftsfällen kannst du die E/A-Rechnung mit einer guten Software oft selbst machen. Wenn es komplizierter wird (z.B. mit Angestellten) oder du dichergehen willst, alles richtig zu machen, ist ein Steuerberater eine gute Investition.
Was ist der häufigste Fehler, den Anfänger machen?
Die Vermischung von privaten und geschäftlichen Finanzen auf einem einzigen Bankkonto. Das führt schnell zu Chaos.
Muss ich ein eigenes Geschäftskonto haben?
Gesetzlich nicht immer, aber es ist eine dringende Empfehlung! Es macht dein Leben unendlich viel einfacher und schafft eine klare Trennung für dich und das Finanzamt.
Bereit für deine eigene E/A-Rechnung?
Mit Kompanio wird deine Buchhaltung zum Kinderspiel. Automatische Belegerfassung, intelligente Kategorisierung und rechtssichere Gewinnermittlung – alles in einer App.